Шаг 4. Миграция писем

Письма сотрудников организации можно перенести в Яндекс 360 для бизнеса из разных почтовых сервисов:

  • Google Workspace (Gmail);
  • Microsoft 365 (Outlook);
  • Microsoft Exchange Server (IMAP);
  • другого сервера по IMAP с SSL-шифрованием.

Выберите нужный сервис и следуйте инструкции.

Контакты нужно перенести вручную

При миграции почты контакты не копируются. Пользователи могут перенести их самостоятельно. Как перенести контакты из Google Workspace

Подготовка к миграции

Подготовьте секрет, подключите домен и подготовьте аккаунты сотрудников, если не сделали этого раньше.

Секрет автоматически применяется ко всем миграциям, включая уже запущенные.

Учитывайте разрешения секрета: если новый секрет имеет доступ только к письмам (в разрешениях API нет https://www.googleapis.com/auth/drive), а у вас запущена миграция файлов — она прервется.

Подготовьте секрет, подключите домен и подготовьте аккаунты сотрудников, если не сделали этого раньше.

Секрет применяется ко всем запущенным миграциям. Если вы уже запустили миграцию и после этого загружаете новый секрет, то он применится к этой миграции. При этом учитываются разрешения секрета: если новый секрет имеет доступ только к письмам (в разрешениях API добавлено Mail.Read и Mail.ReadBasic.All) и у вас запущена миграция файлов, она остановится.

Перенос выполняется по протоколу IMAP. Чтобы не собирать пароли всех пользователей, используйте отдельную учетную запись в локальной среде Active Directory и настройте для нее полный доступ к почтовым ящикам сотрудников.

  1. Подключите домен и подготовьте аккаунты сотрудников в Яндекс 360 для бизнеса, если не сделали этого раньше. Для этих аккаунтов будут созданы целевые почтовые ящики.

  2. Убедитесь, что в Exchange Server включена и настроена служба IMAP4, сервер поддерживает протокол IMAP4rev1 или выше, поддерживает шифрование SSL (неявное TLS) или STARTTLS (явное TLS), имеет публичный IPv4-адрес и допускает не менее одного одновременного соединения на каждого пользователя миграции.

  3. Создайте учетную запись для миграции в локальной среде Active Directory, например migration@example.com. Подключите почтовый ящик в Exchange Server для этой учетной записи.

    Создайте отдельную учетную запись для миграции без прав администратора Exchange. В последних версиях Exchange Server у администратора ограничен доступ к почтовым ящикам пользователей по протоколу IMAP, поэтому миграция может не работать.

  4. Настройте для этой учетной записи права полного доступа к почтовым ящикам, которые нужно перенести.

    1. Откройте Центр администрирования Exchange в браузере.

    2. Перейдите в раздел Получатели → Почтовые ящики.

    3. Выберите почтовые ящики.

      Чтобы выбрать несколько ящиков подряд, нажмите на первый и на последний ящики в диапазоне, удерживая при этом клавишу Shift. Чтобы выбрать несколько отдельных ящиков, удерживайте клавишу Ctrl.

    4. В появившемся окне свойств выберите Делегирование почтового ящика.

    5. В правой нижней части окна в разделе Полный доступ нажмите Добавить.

    6. В появившемся окне укажите учетную запись для миграции, например migration@example.com.

    7. Нажмите кнопку ОК — учетная запись добавится в раздел Полный доступ.

    8. В окне свойств почтового ящика нажмите кнопку ОК.

    Используйте командную консоль Exchange (Exchange PowerShell).

    1. Подключитесь к удаленному серверу Exchange.

    2. Замените migration@example.com на вашу учетную запись для миграции и выполните командлет:

      get-mailbox -ResultSize unlimited | Add-MailboxPermission -User <migration@example.com> -AccessRights Fullaccess -InheritanceType all -AutoMapping $false

    Учетная запись для миграции получит права полного доступа ко всем почтовым ящикам организации в Exchange.

Если на сервере настроен межсетевой экран, добавьте IP-сети сборщиков Яндекса в белый список.

Подключите домен и подготовьте аккаунты сотрудников, если не сделали этого раньше. Для этих аккаунтов будут созданы целевые почтовые ящики. Подготовка секрета для этого способа не требуется.

Проверьте, что исходный сервер:

  • доступен из интернета и имеет корректно настроенные DNS;
  • имеет публичный IPv4-адрес;
  • поддерживает протокол IMAP4rev1 или выше;
  • поддерживает шифрование SSL (неявное TLS) или STARTTLS (явное TLS);
  • допускает не менее одного одновременного соединения на каждого пользователя миграции.

Если на сервере настроен межсетевой экран, добавьте IP-сети сборщиков Яндекса в белый список.

Подготовка списка аккаунтов

Подготовьте CSV-файл со списком аккаунтов заранее — он понадобится при запуске миграции.

  1. Скачайте шаблон CSV-файла для вашего сервиса:

  2. По образцу добавьте в файл данные аккаунтов.

    Первая строка файла — заголовки полей аккаунта, не удаляйте ее. В каждой следующей строке файла должны быть указаны данные одного аккаунта в кавычках через точку с запятой.

    Обязательно укажите данные исходных почтовых ящиков и логины сотрудников на вашем домене, в которые нужно перенести письма. Логины в столбце yandex_login могут не совпадать с именами исходных учетных записей. Например, если вы создали сотрудника с логином ivan.ivanov в Яндекс 360 для бизнеса, а его исходный почтовый ящик — i.ivanov@example.test, то укажите ivan.ivanov в столбце yandex_login.

    У вас должен получиться файл со структурой:

    "yandex_login";"external_email"
"ivan.ivanov";"i.ivanov@example.test"
"marina.makarova";"m.makarova@example.test"

    У вас должен получиться файл со структурой:

    "yandex_login";"external_email"
"ivan.ivanov";"i.ivanov@example.test"
"marina.makarova";"m.makarova@example.test"

    Для каждого сотрудника укажите:

    1. Логин сотрудника в Яндекс 360 для бизнеса.

    2. Исходную учетную запись для миграции, например example.com/migration/user, где:

      • example.com — домен в Active Directory, под которым аутентифицируется пользователь исходного почтового ящика;

      • migration — имя учетной записи для миграции;

      • user — Alias-атрибут или mailNickname исходного почтового ящика сотрудника в Microsoft Exchange Server.

    3. Пароль учетной записи для миграции. Пароли сотрудников собирать не нужно: во всех строках файла указывается пароль одной и той же учетной записи для миграции, которой вы настроили полный доступ к почтовым ящикам.

    У вас должен получиться файл со структурой:

    "yandex_login";"external_email";"external_password"
"user1";"example.com/migration/user1";"Password"
"user2";"example.com/migration/user2";"Password"
"user3";"example.com/migration/user3";"Password"

    Для каждого сотрудника укажите логин в Яндекс 360 для бизнеса, а также адрес и пароль исходного почтового ящика.

    У вас должен получиться файл со структурой:

    "yandex_login";"external_email";"external_password"
"ivan.ivanov";"i.ivanov@example.test";"Password"
"marina.makarova";"m.makarova@example.test";"Password"

    Вы можете добавить до 20 000 логинов сотрудников в один файл. Если в организации больше сотрудников, можно запустить несколько миграций с разными CSV-файлами. Миграции будут выполняться параллельно.

  3. Сохраните CSV-файл в кодировке UTF-8 (в Microsoft Excel нажмите Сохранить как → CSV-UTF8).

    Если сохранить файл в другой кодировке, он будет распознан неправильно.

Запуск миграции

  1. Откройте кабинет организации.

  2. В меню слева выберите Общие настройки → Миграция.

  3. Выберите, что хотите перенести: нажмите Миграция писем.

  1. Выберите, откуда хотите перенести почту: нажмите Google Workspace.

  2. Загрузите файл секрета и нажмите Дальше.

  3. Нажмите кнопку Загрузить CSV и укажите подготовленный файл.

  4. Нажмите Запустить миграцию.

    Статус изменится на Идет миграция.

  1. Выберите, откуда хотите перенести почту: нажмите Microsoft 365.

  2. Загрузите файл секрета и нажмите Дальше.

  3. Нажмите кнопку Загрузить CSV и укажите подготовленный файл.

  4. Нажмите Запустить миграцию.

    Статус изменится на Идет миграция.

  1. Выберите, откуда хотите перенести почту: нажмите Другой сервер.

  2. Задайте параметры подключения:

    • введите доменное имя или IP-адрес почтового сервера;

    • укажите порт сервера (например, 993 — стандартный для IMAP с SSL);

    • включите SSL-шифрование для защиты передачи данных.

  3. Нажмите кнопку Загрузить CSV и укажите подготовленный файл.

  4. Нажмите Запустить миграцию.

    Статус изменится на Идет миграция.

  1. Выберите, откуда хотите перенести почту: нажмите Другой сервер.

  2. Настройте подключение к почтовому серверу по протоколу IMAP:

    • введите доменное имя или IP-адрес почтового сервера;

    • укажите порт сервера (например, 993 — стандартный для IMAP с SSL);

    • включите SSL-шифрование для защиты передачи данных.

    Протоколы POP3 и иные альтернативы не поддерживаются.

  3. Нажмите кнопку Загрузить CSV и укажите подготовленный файл.

  4. Нажмите Запустить миграцию.

    Статус изменится на Идет миграция.

Если вы планируете запускать миграцию несколько раз, после каждого цикла сохраняйте файл с логами — так вы сможете отследить возможные ошибки. Для этого на странице миграции в правом верхнем углу нажмите кнопку Детализация и скачайте отчет.

Процесс миграции

После запуска общей миграции для каждого сотрудника из списка CSV создается отдельная миграция. Сбор данных займет до двух часов, затем письма из исходных ящиков начнут появляться в ящиках Почты. Исходная структура папок также будет скопирована.

Скриншот

Миграция идет в два этапа.

  1. Переносятся все накопленные письма. Напротив этапа Миграция отображается счетчик сотрудников, для которых перенос еще не завершен. По окончании этапа счетчик покажет 0. До этого останавливать миграцию нельзя — это приведет к ошибкам в данных, из-за чего все письма придется переносить заново.

  2. Миграция продолжает собирать новые письма, которые приходят в исходные ящики. Этот этап можно остановить только вручную. Новые письма будут приходить в исходные ящики, пока MX-запись указывает на ваш старый сервер.

Чтобы письма перестали приходить на старый сервер, делегируйте домен или переключите MX-запись на сервер Яндекса.

Остановка миграции

Останавливайте миграцию, только когда выполнены оба условия:

  • напротив этапа Миграция отображается 0;
  • домен делегирован на Яндекс или MX-запись переключена на сервер Яндекса.

Миграция останавливается сразу для всех сотрудников. Если нужно остановить миграцию только для некоторых сотрудников, обратитесь в поддержку.

Как снова начать переносить письма

Чтобы перенос писем возобновился, нужно запустить новую миграцию.

Во время миграции будут перенесены новые письма в исходных ящиках, которые пришли после того, как вы остановили предыдущую миграцию.

Письма, перенесенные ранее, дублироваться не будут.

Добавление сотрудников в миграцию

Если миграция уже запущена и вы хотите добавить в нее сотрудников, подготовьте новый список CSV — только с новыми сотрудниками — и запустите по нему миграцию. Она будет идти параллельно с уже запущенными.

Перезапуск миграции

Перезапустить миграцию можно для сотрудников, у которых предыдущая миграция была остановлена или завершилась с ошибкой.

Для этого подготовьте список CSV — только с этими сотрудниками — и запустите по нему миграцию.

Письма, перенесенные ранее, дублироваться не будут.

Решение проблем

Загружен некорректный секрет
Ошибка возникает при миграции из Gmail или Outlook. Проверьте корректность подготовки секрета для Gmail или Outlook.
Ошибка аутентификации (can not authorize in external mail server)
Ошибка возникает при миграции из Exchange или с другого сервера. Проверьте логин и пароль исходного ящика в CSV-файле. Для Exchange подключитесь к почтовому ящику пользователя через учетную запись для миграции: адрес учетной записи отображается в столбце external_email, например example.com/migration/user, а пароль — в столбце external_password. Если подключиться не удалось, проверьте настройки IMAP в Exchange Server и права полного доступа.
Указан неправильный пароль от исходного ящика
Ошибка возникает при миграции с другого сервера. Попросите сотрудников настроить сбор писем из их исходных ящиков в новые.
В CSV-файле удалена или изменена первая строка
Скачайте шаблон CSV-файла для вашего сервиса и скопируйте из него первую строку в ваш CSV-файл, а затем перезапустите миграцию.
Не удается подключиться к исходному серверу (can not connect to IMAP host)
Ошибка возникает при миграции из Exchange или с другого сервера. Проверьте, что адрес сервера и порт указаны верно, порт IMAP открыт, а на сервере настроено SSL-шифрование с валидным сертификатом.
Сотрудник не найден в Яндекс 360 (user not found in yandex)
Проверьте, что логин в столбце yandex_login существует в вашей организации. При необходимости создайте аккаунты сотрудников и перезапустите миграцию.
Внутренняя ошибка (internal error, temporary error)
На странице миграции в правом верхнем углу нажмите кнопку Детализация, скачайте отчет и проверьте описание ошибки. Если ошибка связана с проблемами исходного почтового сервера, проведите диагностику и устраните их. Если ошибка связана с другими причинами, просто перезапустите миграцию. В случае повторного сбоя обратитесь в поддержку.
Ошибка синхронизации (mail sync error)
На странице миграции в правом верхнем углу нажмите кнопку Детализация, скачайте отчет и проверьте описание ошибки. Как расшифровать отчет
Написать в службу поддержки

Двусторонний протокол для получения сообщений с сервера электронной почты. Сообщения и папки хранятся на сервере и синхронизируются с почтовым клиентом — это позволяет работать с почтой на разных устройствах. Для работы с Яндекс Почтой рекомендуется использовать протокол IMAP.

Формат данных, в котором значения отделяются друг от друга разделителями (чаще запятыми, но могут использоваться и другие). Обычно используется для хранения табличных данных и обмена информацией между различными системами.

Одна из общепринятых и стандартизированных кодировок текста, которая позволяет хранить символы Юникода. Широко применяется в операционных системах и веб-пространстве.

Тип DNS-записи, используется для определения сервера, обрабатывающего электронную почту. Когда отправитель пытается отправить письмо на адрес, соответствующий определенному доменному имени, DNS-сервер использует MX-запись, чтобы определить, на какой сервер следует отправить это письмо.

Предыдущая
Google Workspace
Следующая
Шаг 5. Миграция файлов